【MPメルマガ 第165回】<プレゼン編>第2部 書く技術その2 ~分かりやすい文章を書くコツ~(解説)(2017年3月17日配信分)

こんにちはMPCの外山です。

メルマガ配信が遅れるのが常態化してきましたね…。いかんいかん。

さて、今週ですが文章(資料)を作る時の細かなテクニックについて話しています。

今週は細かいテクニックの話なので、さくさくっといきましょう。

【1センテンス1メッセージ】

前回紹介したテクニックは3つです。「1センテンス1メッセージ」と「見出し空白を使う」「あまり文章を書かない」の3つでした。

で、最初の「1センテンス1メッセージ」ですが、これ要は「1文の中に色んなことを書きすぎるな」ってことです。

例えばですね…。
「うちの会社の経営課題は売上を上げることなので、そのためには、まず広告を出して、次に新商品を開発して、また、営業マンのセールストークの教育もしなければならない」
という文章があったとします。この文章の中には4つのメッセージが入っています。

「売上を上げることが課題」「広告を出す」「新商品を開発する」「営業マンの教育をする」この4つです。上の文章はこの4つのメッセージを伝えたいわけですが、ちょっと分かりづらいですよね?

じゃあどうすればいいか?4つのメッセージを1文ずつ区切ってあげればいいわけです」

そうすると…
「うちの会社の経営課題は売上を上げることである。そのためには、まずは広告を出す。次に新商品を開発する。また、営業マンのセールストークの教育もしなければならない」
こんな感じになります。

上の例だと1文だけなので、色んなことが1文の中に書かれていてもそんなに気にならないかもしれませんが、これがいくつも連続すると読み辛い文章になってしまいます。

ですので、1つの文章の中に入れるメッセージは出来るだけ少なくしましょう。

ちなみに、以前から事前準備で「箇条書きをする」としつこいほど言っていますが、箇条書きをお勧めするのは、その後1センテンス1メッセージで文章を作ることがやりやすいからって理由もあります。

【見出し空白を使う】

これはイメージしやすいかなと思います。

要はこのメルマガのような形式にするってことです。このメルマガも話す内容の大きな区切りごとにタグを使って見出しを付けていますし、ところどころ空白が設けてあります。

ネットとかで読みやすいブログとかを見ると、上手に見出しとか空白が使ってあります。

ちなみに私の見出し・空白のマイルールですが、大きな話の転換→タグ、中くらいの話の転換→2行空けるちょっとした話の転換→1行空ける。みたいな感じでやっています。(1行空けるのは感覚的にやっているので、必ずしも話が変わっているわけではないですが…)

空白を空けるテクニックは普段のメールとかLineのメッセージとかでも使えるので、是非やってみて下さい。

【あまり文章を書かない】

これまで文章の書き方がどうのこうの言ってきたのに、こんなことを言うのもなんですが、あまり文章ばかりの資料も読み辛いことがあります。

まあ、このあたりは誰向けのどのような資料かにもよるので、一概には言えませんがグラフや図・画像で説明出来るものはあまり文章でごちゃごちゃ書かないほうがいいと思います。

例えば、お店の店構え等を説明するときに…
「店舗の大きさは●●坪の二階建てで、入り口の扉は観音開き。入り口の上に看板があって、入り口手前に5台分の駐車スペースがあって…」
なんて説明するよりも、「これがお店です!」って感じで写真なんかを貼り付けたほうが分かりやすいわけです。

持続化補助金なんかの書類を見ていると、結構真面目に文章で説明をされているケースが多いですが、あんなの半分以上は画像でOKです。

私もこのメルマガでは文章ばかりで説明していますが、セミナーの資料なんかはほとんど文章はありません。ほぼイラストで、下のほうに1行か2行文章が書いてあるだけです。

ただ、図・画像以上に分かりやすいのは動画です。昔は動画を撮るってなるとそれなりに大変でしたが、今ならスマホとかを使ってちゃちゃっと撮って、ユーチューブか何かに簡単にアップすることも出来るので、プレゼンに動画を使うこともお勧めします。HPなんかにも使えると思います。

そういう意味でもメルマガ動画版をやるって言っているのですが、全く出来てません…。(定期のメルマガの配信が遅れる体たらくなので…)

今回紹介したようなテクニックを使うと資料がぐっと分かりやすくなるので、参考にしてみて下さい。では…。

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