【MPメルマガ 第164回】<プレゼン編>第2部 書く技術その2 ~分かりやすい文章を書くコツ~(2017年3月14日配信分)

こんにちはMPCの外山です。

先週は突然お休みしてしまって申し訳ありませんでした。

突然色々ありまして…。

一応落ち着いたので今週から正常稼動です。

【分かりやすい文章(資料)を作るためのテクニック】

内山:「岡崎さんこんにちは。暖かくなってきましたね」

岡崎:「うん。そうだね。もうそろそろ花見の季節だ。今年はどこに行こうかな」

内山:「これからの季節色々と出かけたいところが増えてきますね。で、今週はどんな話ですか?」

岡崎:「そうだな…。今週は分かりやすい文章を作るためのちょっとしたテクニックについての話をしていこう。「こうすると分かりやすくなりますよ!」っていうテクニックだな」

内山:「お!ちょっと楽しみ」

岡崎:「あと、先に言っておくと「書く技術」の話は今週で終わりね」

内山:「え?もう??」

岡崎:「うん。前も話したけど大切なことは「事前準備」のときに話しちゃったからね…。あとは細かいテクニックの話を今週まとめて話しちゃって、とっとと「話す技術」に移ろうと思って」

内山:「分かりました。で、テクニックってどんなものがあるんですか?」

岡崎:「とりあえず今回話をするのは「1メッセージ1センテンス」「見出しと空白を使う」「あまり文章を書くな」この3つの話かな」

内山:「最初の2つはいいけど、最後の”文章を書くな”ってどういうことだろう…」

【「1メッセージ1センテンス」】

岡崎:「まず最初のテクニックは「1メッセージ1センテンス」」

内山:「「1メッセージ1センテンス」?どういうことですか?」

岡崎:「1つの文(センテンス)の中で言いたいことは1つに絞ったほうがいいってこと、1文の中でやたら接続詞を多用して色々なことを書くと読み辛いんだよね…」

内山:「ああ、何となくわかります。1文が長いと内容がわかり辛いし、読んでて疲れちゃいますね」

岡崎:「そうでしょ?だから細かく文は区切ったほうがいい」

内山:「でも、どこで文を区切ればいいか分からない場合もありますよね?」

岡崎:「うん。でも、下書きをする時に内容を箇条書きしていれば、文の区切りは自然と分かってくるよ」

内山:「あー、そうか。箇条書きしてあったらその項目ごとに文を切ればいいですもんね」

岡崎:「あと、ちなみにパワポとか使って資料を作るときもこのテクニックは使えるよ。パワポの場合は「1メッセージ1スライド」ってことになるけど」

内山:「1つのスライドで伝えるメッセージは1つってことですね」

岡崎:「そう。すこし余談になるけど、NHKで”TED”って番組があるんだけど、あれ見てると外国の人はスライドがすごいシンプル。1つの単語しか書いてないこともあるしね。だから1つのスライドで言いたいことが分かりやすいんだよね。勉強になるから一度見てみることをお勧めするよ」

【「見出しと空白を使う」】

岡崎:「2つ目のテクニックは「見出しと空白を使う」」

内山:「あ、それは分かります。話題ごとに見出しをつけたり、空白を空けたりしろってことですね」

岡崎:「そう。見出しのつけ方は色々あるけど、見出しが付いていると読んでる人は「ここはこういうことが書いてあるんだな」ってことが分かりやすいからね」

内山:「ちなみに空白の使い方は?」

岡崎:「空白は見出しをつけるほどではないけど、話題が変わるようなときに使うといいかな。小さく話題が変わるときは1行空けるとか、大きく変わるときは2行空けるとかすると読みやすいと思う。ちなみにこれはメールとか書くときも使えるテクニックだから是非取り入れて欲しいな」

【「あまり文章を書くな」】

内山:「さっき聞こうと思ったんですけど、3つ目の”文章を書くな”ってどういうことですか?」

岡崎:「あー、これね。これは「資料を作るときは文章だけで説明するんじゃなくて、図とか画像とかも使いなさい」ってこと」

内山:「なるほど、そういうことですか。確かに文章ばかりの資料は読んでて疲れたり、内容がわかり辛かったりするから図とかで説明がしてあるとうれしいですね」

岡崎:「そうでしょ?例えば、売上高の推移を説明するときも「2015年●●円、2016年●●円…」って文章で書いてあるよりも、グラフが貼ってあったほうが分かりやすいでしょ?これは考えだけど、文章<画像<動画の順で物事は伝わりやすくなると思うんだ」

内山:「文章よりも画像を使ったほうが分かりやすいし、画像よりも動画のほうが分かりやすいってことですね」

岡崎:「うん。そういう意味ではこのメルマガも画像とか使うといいんだけどね」

内山:「メルマガの性質上中々難しいですよね…。でもそれがあるから”中の人”は年始に「動画版やりたい」って言ってたんじゃないですか?」

岡崎:「まあ、そうだろうけど、あいつ一向にやろうとしないな…」

内山:「そうですね。こうやってプレッシャー掛けとかないといけないですね」

 

岡崎:「今回は細かいテクニックを3つほど紹介したけど、こういうことを取り入れると分かりやすい文章や資料が作れたりするから是非参考にして欲しいな」

内山:「はい。参考にさせてもらいます」

ということで、今回は文章を分かりやすくするテクニックの話でした。次回からは「話す技術」の話をします。

お楽しみに!

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