【MPメルマガ 第89回】<組織編 >組織って何だ? パート16 ~ミーティングってやっぱり重要です~ (2016年5月24日配信分)

こんにちはMPCの外山です。

先日NHKスペシャルでAI(人工知能)の番組をやってました。AIが学習をしていく様子とか、AIに感情を持たせる実験とかAIが暴走する様子とかが放送されていてなかなか面白かったです。(どうしてもAIの暴走と言われると、”ターミネーター”を思い出してしまうわけですが…)

さて、3ヶ月近くやってきた<組織編>も今回と次回で終わりです。
これまでのおさらいはこんな感じ…。

【前回までのおさらい】

”組織”と”集団”は違う
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”集団”に「目的の共有」「役割」「行動の統制」が伴ったものが”組織”
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強い組織ほど「目的の共有」がされている。(詳しくは第72~第77回参照)
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組織の中では「役割」が大切。「きちんとやるべきことを決める・伝える」
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「役割」を決めるときには、「やること(責任)と、それをどこまでやれるのか(権限)」をセットで決める。
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”組織”の条件の3つ目は「行動の統制」。「行動の統制」=管理がされていること。
自由闊達な組織だからと言って管理がされていないわけではない。
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管理を行うためには、判断基準を設けることが重要
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基準のつくり方は「過去の実績」「他社・業界の数字」「目的から逆算する」の3つの方法がある。
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基準を作ったあとは組織が「正常」なのか「異常」なのか常にモニタリングをしましょう。地味ですが、重要な作業です。
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異常に対処したあとは、きっちりフォローする。フォローするときは「対策」なのか「処置」なのかしっかり区別して。

今回も前回に引き続き、仕事のフォローの話です。

【フォローが出来る仕組みをつくろう】

前回「異常が起こったら対処のフォローをして下さいね」という話をしました。ところがですね、この「フォロー」なる行為、日常的にやろうと思うとなかなか難しいんですよね…。

前回も「異常が大事だったらフォローはするけど、日常の細々したことはついつい怠ってしまう。」ということを書きました。フォローする人がきっちりした細かい性格の人だったらそんなことないのかもしれませんが、私みたいに性格が大雑把だと難しいものがあります(笑)

なかなか”心構え”だけでは上手く行かないし、続かないんですよね…。
じゃあどうしましょうか?

じゃあ、フォローが出来る仕組みをつくってしまいましょう。言い換えれば…
『フォローが出来る(orしないといけない)環境をつくってしまいましょう』

【「定例ミーティング」を始めよう】

「フォローが出来る仕組み(環境)」なんて言うと難しく聞こえますが、やること自体は単純です。

『定例のミーティングをやりましょう』

これだけです。毎月とか毎週とか毎日とかの頻度で、メンバーで打ち合わせをしましょう。で、その場で「この前●●で異常出てたけど、あれってどうした?」ってことを確認しましょう。

これだけのことで、結構違うものです。個別に都度フォローをしようとすると、フォローする側はつい忘れてしまうこともありますし、フォローされる側もタイミングが無くて言いそびれたってことが少なくなります。

あと、定例にしておくと「フォローしなきゃいけない」「報告しなきゃいけない」って義務感も生まれてきますからね。

【どれぐらいの頻度でやればいいの?】

定例ミーティングって言うと、「どれぐらいの頻度でやればいいの?」ということが問題になりますが、
頻度としては…。

経営レベル:月に1回~2回ぐらい(月次)
部門レベル:週に1回ぐらい(週次)
チーム(班)レベル:毎日

こんな具合です。この辺りは会社の組織の規模や状況によって変わってくるので、適宜決めて下さい。

あと1回当りの時間ですが、あまり気合を入れすぎて最初から長い時間やらない方がいいですよ。特に、これまであまりミーティングをやったことが無い組織の場合は、あまり最初から長い時間みっちりやろうとすると長続きしません。最初は5分ぐらいから始めればいいです。で、しばらくやってみて慣れてきたり、話す内容が多ければ時間を延ばせばいいです。(ま、毎日やるチームレベルのミーティングなら15分もあれば十分ですけどね)

【”定例”でやることが重要です】

ここ重要ですが、フォローをするミーティングは”定例”でやりましょう。具体的に言うと「毎週水曜日の15:00~はミーティングの日」って日時を決めてやりましょう。

いつも言っていることですが、「いつかやる」って形にしているといつまでたってもやりません。最初はやってもそのうちやらなくなります。

「日時を決めてもその時に報告事項があるとは限らない」って言うんだったら、「今回は特にありません」って言えばいいだけの話です。

この辺りの考え方は以前単発編で書いた「時間の作り方・習慣の作り方(第40回目)」と同じです。

ちなみに、この定例のミーティングは「モニタリング」の機能も兼ねているので、モニタリングするって意味でもやって頂きたいことです。

今回の定例ミーティングの話は以前発行した小冊子「組織管理の7つの基本」にも書いてありますので、欲しい方はお申込み頂ければ差し上げます。(下のお知らせに書いてあるやつです。)

ということで、今回はここまで。

次回は最終回として、まとめをします。

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