【MPメルマガ 第79回】<組織編>組織って何だ? パート9 ~責任と権限の話~(2016年4月7日配信分)

こんにちはMPCの外山です。

先週のメルマガよく見たら、冒頭の余計な話が内容の半分を占めていました(笑)
まあ、こういうこともあります。ということで今回は冒頭はコンパクトに2行です。

いつものようにおさらいです。

【前回までのおさらい】

”組織”と”集団”は違う

”集団”に「目的の共有」「役割」「行動の統制」が伴ったものが”組織”

強い組織ほど「目的の共有」がされている。

強い組織は”カリスマ的リーダー”や”スーパースター”がいなくても機能する

リーダーの仕事は「メンバーを目的地に導くこと」

リーダーの仕事はリーダーだけでは出来ない。フォロワーの存在が実は重要

目的は「①シンプルであること」「②分かり易い言葉で表現されること」「③組織のメンバーに関係すること」が重要

目的がシンプルで無い(=複雑だと)結局何がしたいか分からなくなる。いろいろやりたかったら優先順位付ける。

目的を決めるときにかっこいい言葉を使う必要はない。あと、「組織のメンバーがどうなるのか?」も考える。

組織の中では「役割」が大切。「きちんとやるべきことを決める・伝える」←前回ここ

前回から「役割」の話を始めました。今回は「役割」の決め方の話です。

【「責任と権限一致の原則」】

久しぶりに経営学の教科書に書いてある話をします。組織論では必ず出てくる話です。

組織で役割を決めるときには「責任と権限一致の原則」というものがあります。
これどういうものかというと…
『組織のメンバーに責任を与えたら、権限も一緒に与えないといけない』もしくは…
『権限を与えたら、責任も与えないといけない』
という考え方です。

私なりの解釈をすると…。
『役割(責任)を決めたら、出来る仕事の範囲(権限)も一緒に決めないといけない』
ってことです。

この考え方重要です。前回「肩書きを与えられたけど、何するのか分からない」という話をしましたが、「肩書きを与えられたけど、”どこまで自分が決めていいのか分からない”」という問題も組織には結構あります。要は「決済権限がどこまであるのか分からない」というケースです。

これ中小企業(というか大企業でも)では結構管理者の方から聞く悩みです。「社長は「お前がやれ!」って言うんだけど、どこまで俺が決めていいか分からないんだよね、俺なんかが判断して決めちゃってもいいのかな…」っていう感じです。

私の勝手な印象ですが、比較的仕事に対しての意識が高い方ほど、こう言われるような気がします。

ちなみに逆のケースもあります。「勝手に判断して怒られる」ってケースです。「これぐらいいいだろ」ってことが「よくなかった」ってケースですね。これも、権限の線引きをしておけばある程度は防げると思うんですよ。で、線引きギリギリのグレーゾーンの問題が発生してたら、「相談する」ってことにしておけばいいわけです。この辺りが組織では中々難しいんですけどね…。だから色々細かい問題が起こるわけで…。

とは言え、決めれることは決めておいた方がいいので、
『役割を決めるときは、”何をするか”とセットで”どこまでやれるか”も決めておきましょう』

ちなみに、部下の立場の方で上司の方が「どこまでやれるか」を言ってくれない場合は「どこまで私が決めちゃっていいですか?」ってことを確認するようにしましょう。

【仕事を任せるということ】

上で「責任と権限の原則」の話を書きました。一応これが原則です。でも、この原則に例外があります。「責任と権限が分離する状態」になることがあります。

それが「権限移譲」という行為です。簡単に言うと、「本来自分がやることだけど、部下に任せる」って行為ですね。これをやる理由は、「自分の負荷を減らすため」とか「部下を育てるため」とか色々です。皆さん普通に行っていることですよね?

で、この「権限移譲」を行う時に気を付けてもらわないといけないのが…
『渡すのは”権限のみ”である』
ってことです。いいですか?”権限”は自分から離れますが、”責任”はそのままです。
図にするとこんな感じです。

通常           権限移譲

自分  「権限」「責任」   ⇒自分  「責任」
部下  「権限」

これすごく重要なことです。
『仕事の”責任”は自分が持つ』
ってことです。

たまにこのことが分かっていない人がいます。業務で何かしら問題が発生したときや、状況の報告を求められた時に…
「それは部下に任せているから私は知りません」
って平然な顔をして言う人です。酷いのになると…
「それは部下がやったことだから私は悪くありません」
って言い出します。

ダメですよこれ!私からすれば「私は知りません」「悪くありません」っていうのは…
「私は責任が果たせませんので、この役割から外して下さい」って言っているのと同じことです。

でも普通は部下がやっていることを1から10まで常に把握することなんて不可能です。だから、「フォロー」をしてポイントを押さえていかないといけないんです。

とにかく、『部下に仕事を任せたからと言って、自分から責任がなくなるわけではない』ってことです。

あと、部下に何かを聞いたり・指示したりするときは、まずは直属の部下(すぐ下の階層の人)にしましょう。これを一人飛ばしてやると(例えば、部長が課長を経由せずに係長に指示する)、組織が乱れます。(注意するときも一緒です。部長が怒るのは係長ではなく、課長です。)

とはいえ、何らかの事情があって直接係長に指示しなければいけないときは、事後で課長にも話をしましょう。「いや、そんなことやってたら業務のスピードが…」って言うなら、組織の階層を廃止して下さい。

ちなみに、権限移譲したからと言って上司の責任が無くなるわけではない。と言いましたが、だからと言って部下の人がミスをしたときなどに責任が無いわけではないですからね!そこのところ勘違いしないように気を付けましょう。

ということで、今回はここまで。
次回もこの責任と権限の話をします。

では・・・。

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