【MPメルマガ 第20回】<コミュニケーション編>コミュニケーションの方程式 パート5 ~コンテンツの伝え方~(2015年7月8日配信分)

こんにちはMPCの外山です。

最近プレゼンソフトとして、『Prezi』というクラウドサービスを使い始めました。中々面白い動きをしてくれるので、使えそうです。

ただ、印刷機能が無いので、配布用としてパワポも使わないといけないので、少し二度手間ですが…。

さて、今回で<コミュニケーション編>は最終回です。
前回は、「コンテンツ強化のためにはまず頭の中を文章にして下さい。」という話をしました。今回は、前回文章化した頭の中を「どうやって人に伝えるか?」という伝達手段についての話を簡単にしていきます。

【耳を使うか・目を使うか】

一般的に情報伝達の手段は大きく分けて2つあります。
①「何かを言って聞かせる(耳を使う)」
②「何かを見せる(目を使う)」

私の感覚では、中小企業では①の耳を使う方法が伝われていることが多いです。指示や教育などのことが結構口頭で行われています。口頭で伝えるのは手軽で便利ですからね。(結構、口頭のみで仕事の情報伝達をしている会社さんは多いです)と・こ・ろがです。人間って実は聴覚を使って得られる情報量ってそれほど多く無いんです。

人間が「聴覚」を使って得る情報量は全体の10%程度しかありません。一方「視覚」を使って得る情報量は全体の80%です。(諸説ありますが)

と、いうことは、口頭のみで情報を伝えるのは効率が悪いということです。言い換えれば、伝わらない可能性が高いということです。

実際に私がコンサルティングをすると、情報伝達に問題がある会社は(「従業員が思うように動かない」とか「コミュニケーションが上手くいかない」とかいうケースです)大抵仕事の指示を口頭に頼ってやっています。相対的に言って効率が悪い方の手段に頼っているので、当然と言えば当然です。

ですので、コンテンツを伝える手段としては視覚を使う方法を積極的に使っていきましょう。

【視覚を使う方法】

では、視覚を使う方法をいくつか紹介していきます。

①文章

まず、基本はこれです。「読む」という行為も「見る」に含まれるので、今まで口頭のみでコミュニケーションを図っていた方はこれから始めましょう。(その意味もあって、前回「文章を書く」という話をしました。)文章とは言いますが、別に作文みたいな感じではなくてもいいです。むしろ、箇条書きで書いた方が伝わりやすいケースも多いので、箇条書きでもOKです。

②マニュアル・手順書

文章の発展版です。これは、文章よりもポイントを押さえる必要があるので、少し難しいですが、見る方には伝わりやすいです。

③図・表・グラフ

伝わりやすさで言えばこれが一番良いです。「読む」という行為は多少なりとも手間がかかるので、人によっては敬遠されやすいですが、これなら抵抗感なく情報が伝わります。(ここで書いた手法の詳細はまた別の機会にこのメルマガで詳しくお伝えします)

【文章を書いたり視覚化することがめんどくさい方へ】

とはいうものの、文章書いたり、図を書いたりというのは正直めんどくさいです。要は「書類」を作るので、それなりに時間が掛かります。

「そんな手間をかけるぐらいなら口で言った方が早いだろ」

ということで、口頭で色々と情報伝達をするのだと思いますが、ちょっと待って下さい。

長い目で考えた場合、口頭と書類で情報伝達するのとどっちが手間がかかると思いますか?少しシミュレーションしてみます。

例えば、従業員さんにある作業の手順を説明するのに口頭で行った場合、1回当り10分掛かるとします。一方、同じ作業の説明をするのに書類を使った場合、書類を作るのに1時間掛かるとします。

この数字だけ見れば、「口頭の方が手間がかからない」と言うことになりますが、普通は1回説明しただけでは足りませんよね?実際に理解してもらうためには、2回、3回と繰り返し話をしないといけないです。

すると、1人に作業手順を説明するのに掛かる時間は、10分×3回で30分です。で、これは一人当たりなので、これを何人にも説明するとすると、(仮に5人にしましょう)30分×5人=150分です。

少し乱暴な計算ですが、こう考えると、口頭で説明する方がめんどくさいですよね?(しかも、この後説明する必要がある人数が1人増えるごとに手間が30分ずつ増えます)

また、手間という意味でいけば、口頭で説明すると内容にバラつきが生じます。また、説明される側の理解や認識も違ってくることが、よくあります。

そうすると何が起こるか?

ミスが発生しやすくなります。そうしたらその対応でまた手間がかかりますよね?

このようなことを考慮すると、確かに書類を作る作業は「一時的」には手間がかかるかもしれませんが、長期的に見たら口頭で伝えるよりも効率的です。

【自分は書類を書くことが苦手だという方へ】

これもよく聞きます。「そんなにうまく文章書けないから」とか「パソコン苦手だから」とかよく言われます。

こういう場合、最初から上手く書こうなんて思わないで下さい。綺麗に書こうとか思わないで下さい。多少文章が下手でも、手書きでも伝わればいいんです、伝われば!

書類の作成能力というのはトレーニングです。筋トレと一緒です。「出来ないから」という理由でやらなかったらいつまでたってもそのままです。

確かに、わかりやすい資料の作り方というのはあります。でも、それはある程度のトレーニングをしないと身につかないです。極論してしまうと、そんな知識はなくたってなんとかなります!

なので、まずは自分が出来ることからやってみましょう!

【でも、「話す」ことも重要】

とはいうものの、やはり「話す」ことも重要です。やはり、文章だけだと想いや微妙なニュアンスが伝わりづらいですし、何よりもコミュニケーションが無機質ですよね。

なので、一番良い方法は書類を見せながら話して説明することです。少なくとも最初の一回は顔を見て話をしましょう。

逆にまずいのは、書類を渡して「後は見ておいて」というパターンです。ざっくりとでもいいので、少しは話をしましょう。

これが円滑なコミュニケーションの秘訣です。

さて、<コミュニケーション編>いかがだったでしょうか?話が色々と飛んだので、時々「???」となる部分もあったかもしれませんが、少しでも参考にして頂けると幸いです。

次週は月レポ配信で、次々回から新シリーズを開始するので、お楽しみに!!
では・・・

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