こんにちはMPCの外山です。

前回の「ひとこと」のコーナーでも触れましたが、”プレミアムフライデー”なるものが
出来ました。

人手不足と長時間残業が問題になっている中で、また不思議なことが始まったって
いうのが正直な感想です。

さて、今週は文章を書く手順について書いているので、その解説です。

【下書きが重要】

前回の物語の中で文章を書く手順について書きましたが、手順を整理すると…

STEP1:目次(見出し)を作る
STEP2:目次の各項目に書く内容を箇条書きする
STEP3:文章化する
STEP4:修正する

こんな感じです。で、この中で重要なのはSTEP1とSTEP2です。
この2つは早い話が「下書きをする」ってことです。

この下書きをするかしないかによって文章の内容と作業の効率が結構変わってきます。

実際に私もこのメルマガを書くときにはまず紙に目次(このメルマガでいうとタグの部分)を
書いて大まかなストーリーを決めた上で、各項目に「このことを書こう」とか
「この話を入れよう」とか考えています。

今手元に前回の原稿のメモ書きがあるので、それを見ると…

●いきなり文章を書こうとしない
・文章書くのが苦手→PCの前で悩む
・いきなりPCで完成版作ろうとしたらだめ
・PCを開く前にやることある

みたいなことが書いてあります。

【下書きをすることによる効果】

じゃあ、下書きをするとどんないいことがあるのか?と言うと、まず作業時間が短縮出来ます。
「下書きする分手間なんじゃないの?」って思うかもしれませんが、逆です。

実際にこのメルマガも下書きをした上で書くと、下書きの時間も含めて大体1話2時間~3時間ぐらいで
終わります。
しかし、下書き無しでPCの前で考えながら書くと4時間ぐらい掛かります。まあ、内容にもよるので
単純に比較は出来ないかもしれませんが、下書きをした方が早いです。

で、なんでこういうことになるのかというと、前回も岡崎さんが言っていましたが、
文章を書くときの「内容を考える」「表現を考える」「手を動かす」って作業が分離出来て、
それぞれの作業に集中出来るからです。

これをいきなりPCを開いてやっちゃうと、3つの作業を同時に進めようとするので、
集中力が分散して作業効率が落ちます。単純な話で3つのことを同時にやるよりも
1つ1つ片付けていったほうが結果的に作業が早いってことはよくありますよね?
あれと同じです。

あと、書き直しのリスクも減ります。
下書き無しで文章を書くと、書き進めている途中に「あれ、おかしいぞ?」ってなって
今まで書いたことを消して1から書き直しなんてこともあります。(私はこれを”フルモデルチェンジ”と言っています)

でも、下書きをしておけば下書き段階でおかしいことに気が付くので、書き直すにしても
そんなに手間は掛かりません。(フルモデルチェンジがマイナーチェンジ程度で済む)

他にも下書きの段階で内容(ストーリー構成とか)がチェック出来るので質も上がります。

【資料作りの指導は下書き段階からしてあげると良い】

仕事をしていると、部下の方や後輩の方に資料作りの指導をすることも多いかもしれませんが、
これも相手が「出来ました!」って持ってきた完成版の段階で指導をするのではなく、
まずは下書きの段階でしてあげたほうが良いです。

特に相手が資料作りに慣れていない場合は、資料の内容がこちらが思っていたものと
違ってフルモデルチェンジをしてもらうことも多いです。
そうなってくると、相手も負担が大きくなりますし、「せっかく書いたのに…」ってなって
モチベーションも下がってしまうかもしれません。

ですので、資料作りの指導をする際はまずは「とりあえず下書きして、それを見せて」
って言って下書きの段階から指導をするようにしましょう。

ということで、意外と省いてしまいがちな「下書き」ですが、このひと手間を加えるだけで、
文章(資料)の出来と作業性が変わってくるので、実践してみて下さい。

では・・・。

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