こんにちは、MPCの外山です。

今年も持続化補助金の支援をやらせて頂いたわけですが、やっていて
思ったことがいくつかあるのでちょっと冒頭で書いておきます。

思ったことその1
「事業の計画は常日頃から考えておきましょう」

補助金にしろ融資にしろ事業計画(経営計画)を提出することが求められる
わけですが、事業の計画は必要になってから考えるのではなく、
常日頃からざっくりでもいいので考えておきましょう。必要になってから書こうとしても
常日頃考えていることの蓄積がないと中々書けません。

思ったことその2
「情報の蓄積は常日頃からしておきましょう」

自分の会社の客層や客数(販売数・生産数)、商品の単価などはしっかり取っておきましょう。
この情報がないと事業計画を立てようにも元となる情報がないので、苦労します。
情報を蓄積しておくことは商売の基本です。

なんとなくですが、事業計画の作成支援をやらせて頂いていると、この2つのことが
出来ている会社さんと出来ていない会社さんが二極化しているように感じます。
補助金申請等やってみて苦労した方はこれから少しずつやってみて下さい。

では、本編に入ります。まずはおさらいから…。

【前回までのおさらい】

”組織”と”集団”は違う
      ↓
”集団”に「目的の共有」「役割」「行動の統制」が伴ったものが”組織”
      ↓
強い組織ほど「目的の共有」がされている。(詳しくは第72~第77回参照)
      ↓
組織の中では「役割」が大切。「きちんとやるべきことを決める・伝える」
       ↓
「役割」を決めるときには、「やること(責任)と、それをどこまでやれるのか(権限)」をセットで決める。
      ↓
”組織”の条件の3つ目は「行動の統制」。「行動の統制」=管理がされていること。
自由闊達な組織だからと言って管理がされていないわけではない。
      ↓
管理を行うためには、判断基準を設けることが重要
      ↓
基準のつくり方は「過去の実績」「他社・業界の数字」「目的から逆算する」の3つの方法がある。←前回ここ

前回までで正常か異常かを判断する”基準”の話は終わったので、
今回からは現状が正常な状態か異常な状態かを確認する”モニタリング”の話をします。

【”モニタリング”って何ですか?】

今回のシリーズが始まってから私は当たり前のように”モニタリング”なる言葉を使っているわけですが、
今まで”モニタリング”とはどういう意味なのかの説明をしていないので、改めて説明しておきます。

モニタリングとは…。

『現状を”継続的かつ具体的”に把握する作業』
です。

イメージとしては、お医者さんが手術の時とかに、心電図とか心拍数とかを見ていたりしますよね?
あと、工場とかで作業員の人が「温度異常なし!」って確認する作業をやったりしてますよね?
あれです。

ダイエットをしている人が毎日体重をチェックするのもモニタリングですし、車を運転しているときに
スピードを確認するのもモニタリングです。
別に特別なことではありません。皆さん日常的にやっていることです。
(ただ、それを私が小難しく言っているだけです)

【モニタリングでやること】

では、モニタリングという作業でやることを説明します。

数値や行動を見て今の状態を確認します。今の状態が基準から外れていたら
異常を知らせます。正常な状態ならそのままです。

以上です。

非常に単純なことです。単純なことですが、簡単なことではなかったりします。

【モニタリングを行うためのコツ】

①担当とタイミングを決めておく

情報を「誰が」「いつ」集めて、それを「誰が」「いつ」集計するのかはきちんと
決めておきましょう。「毎朝、Aさんがやる」とかそんな感じです。

これを「誰かがそのうちやる」っていう状態にしておくと、「誰もいつまでたってもやりません」

②モニタリングの目的をはっきりさせておく

情報を取るとき(特に人に頼むとき)は目的をはっきりとさせておきましょう。
「その情報を何に使うのか?」ってことです。

③コツコツ行う

例えば、伝票等を使って日々の売上数をチェックするときは仕事をまとめて
処理することは止めましょう。毎日コツコツやれば大した負担でもないことが
まとめて処理すると大きな負担になります。
(だから、①でタイミングを決めるって言っています)

④定型のフォーマットを準備する

情報収集用のフォーマットは定型のもの(チェックシートとか)を作っておきましょう。
フォーマットが統一されていないと情報を集める方も集計する方も大変です。

⑤管理ソフトを使ってみる

日々情報を集めたり集計したりするのは大変です(一回やるだけならいいですが、続けるとなると大変です)
だったら機械とかコンピューターの力を借りましょう。(というか私の理想としては機械にやらせて欲しいです)

ちょっと探せばモニタリングのソフトやアプリはすぐに見つかります。
クラウド型だと料金もそんなにしないですし、結構簡単に使えます。
あと、比較的安価でエクセルやアクセスベースのソフトを作ってくれたりするシステム屋さんもいます。

設備を買う時もオプションでモニタリング機能を付けましょう。
(付け忘れた場合でも、設備屋さんに相談すれば何か提案してくれたりします)

設備投資するならこういうところにお金を使いましょう。
(こういうところに補助金が出てくれたりするともう少し普及すると思うんですけどね…)

⑥モニタリングしている人をモニタリングする

①でモニタリングする人を決めましょう、と書きましたが、その人がちゃんと仕事をしているかも
定期的に確認しましょう。

世の中には「監査」というものがありますが、あれはこれと同じことをやっています。
別に嫌がらせをしているわけではないです。(正直嫌ですけど、しょうがないです必要なことです)

【地味だけど重要な仕事】

モニタリングの仕事はとにかく地味です。メンドクサイです。しかも、利益には直結しません。
はっきり言って、モニタリングで情報を集めたところで儲けは出ません。

でもですね、ここで情報をコツコツ集めることが、管理レベルを高めて組織の力を上げるんですよ。
それに、ここで蓄積した情報が冒頭でも書いたように、今後の事業に影響するんですよ。

実際に儲かっているお店とか会社とか程こういうことをちゃんとやってますからね。
厳しいことを言えば、業績が悪い会社はこういう地味なことをやっていません。
(冒頭で「情報の蓄積…」を書いたのはこういう意味です。)

ちなみに話がそれますが、今回の<組織編>を終えた後は、<戦略編>のつもりでしたが
色々と思うところがあり、<情報編>をやることにします。
(多分今回と同じような話をします。)

ということで、今回はここまで。
これ以上のモニタリングの話は<情報編>でするので、次回からは「フォロー」の話をします。

では・・・。

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