こんにちは。久しぶりの更新です。
忙しいことを理由に中途半端なところで、ブログの更新をさぼっていました。スイマセン…。
さて、前回ですが、「意識の足りない人にどう分かりやすく情報を伝えるか」というお話をしました。

①情報を認識させる⇒②情報を理解させる⇒③情報を肚に落とす

の①までお話をしました。
今回は②の「情報を理解させる」のお話をします。

 

何かを「理解する」ということ

何かを理解させるためにはどうすればよいか?
そのためには情報を受け取った人に「考えてもらう」ことが必要です。
私は「理解する」ということは「考える」という行為を経て成り立つことだと考えているので、情報を受け取った側が情報について「考える」という行為を行わなければ、理解は出来ないと考えています。

要は「こういうルールになってるからこうしろ!」と言うだけではダメだということです。

 

考えてもらうためにどうする?

では、どうすればよいのか?
キーワードは「なぜ?」と「どうなる?」です。
情報を伝えるときには「なぜその情報が必要なのか(なぜそうなるのか)?」「その情報がなかったらどうなるのか?」ということを忘れずに伝えましょう。

例えば、作業の手順を伝えるときには「なぜこの手順でやらなければならないのか?」「もしこの手順を守らなかったらどうなるのか?」を伝えましょう。

この「なぜ?」と「どうなる?」を伝えると人は多少なりとも頭を使って考え始めます。
(たまにトンチンカンなことを考えたりもしますが、それはそれで考えてくれた
結果なのでOKです。修正は必要ですが…)

話が少し経営から脱線しますが、昔私はアルバイトで塾の先生をしていたことがあります。数学を教えることが多かったのですが、そのときよく「公式を丸暗記するな」と言っていました。なので、数学の公式は公式の成り立ちや証明の説明を行い、「なんでそうなるのか?」を説明するスタンスで授業をしていました。
(暗記科目の社会でもこのスタンスでやってました。ただ、数学で証明がややこしいものや歴史の年号・英語の熟語等々、現実的には丸暗記してもらうものもありましたが…)
よくトヨタ生産方式の本を読むと「なぜを5回考えろ」という言葉が出てきます。真因を追究するための方法ですが、私はこの行為は情報の理解を促進する
作用もあると考えています。だから、この文化が根付いているトヨタでは様々なルールが守られ、適切な工場運営や改善が図られているのではないでしょうか?

 

ルールをつくる側(情報を伝える側)への効果

さて、ここまで「なぜ?」「どうなる?」をキーワードにして情報を伝えましょうという話をしてきましたが、ここで一つ問題があります。

「なぜ?」「どうなる?」を相手に伝えるためには、まず自分が分かってないといけない。

ということです。

と、いうことはまず経営者さんなり管理者さんなりが「なぜ?」「どうなる?」を考えないといけません。で、この行為が大きな効果を生みます。改善のネタが出てくるのです。

例えば、製品の外観検査のルールをつくるとしましょう。このとき「なぜ?」「どうなる?」を考えながらルールをつくっている人の頭の中を覗いてみると…
「よし、この製品の外観検査のルールを決めるぞ。チェックする場所はA・B・Cの3か所だ」

「でもなんでこの3か所をチェックするのか…」

「まずAは…。ここはキズが出やすい形状になっているし、実際にキズ不良も多いから
外観を目視で検査しないと客先でしょっちゅうクレームになるから検査は必要だ」

「じゃあBは…。ここはウチで不良が出ることは少ないけど、製品の機能上、もし
キズがついてたら重大なクレームになるな。検査は必要だ。」

「最後にCだけど…。あれ?ここって形状的にも不良は出そうにないし、
実際に最近不良が出てるとこ見たことないけど、検査必要か?
万が一キズがついていたとしてもここは製品の機能上問題ないだろ。」

「今まで慣例的にやってたけど、Cの検査は廃止しよう。これで検査工数減らせるぞ!」

と、いった感じで改善のネタが見つかったりします。

これを何も考えず「A・B・Cの3か所は外観検査だ」とやっていたらいつまでたってもCのムダは見つけられません。

実際に私が標準類の設定などのコンサルティングを行うときは、一緒に「なぜ?」「どうなる?」を考えるのですが、結構ここから改善のアイデアが出てきます。
と、いうことで今回は「情報を理解させる」ためにどうするかといったことをお話しました。
次回は「肚に落とす」のお話をします。

 

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