こんにちは。

前回、従業員を動かす方法として、「意識」と「意欲」の問題は違うという
お話をさせて頂きました。

今回からはじゃあそれぞれの問題に対してどのようにアプローチすればよいのか?
ということについてお話させて頂きます。

意識の足りない人へのアプローチ

では、まず「意識が足りない人」へのアプローチ方法からいきましょう。
このタイプの人に対しては、「情報を与える」ことをしましょう。
でも、ただ情報を与えればいいってものでもありません。

重要なのは
①分かりやすい形とタイミングで情報を伝えているか?(情報を認識する段階)
②相手に情報を理解させているか?(情報を頭に入れる段階)
③相手に情報を納得させているか?(情報を肚に落とす段階)
という3点です。

①分かりやすい形とタイミングで情報を伝えているか? ~認識させる段階~

人は情報を入手するとき、目や耳(時には体)などの感覚器官を使って
情報を認知します。しかし、与えられた情報を全て認識出来るわけではありません。
「分かり辛い情報」「タイミングがずれた情報」は認識されません。

例えるならば、どんなに栄養価が高い食べ物でも、それが
不味く料理されたり、お腹が一杯のときに提供されても食べようとしません。
(無理やり食べさせても最悪の場合、拒否反応を起こして吐き出します)

これと同じことが情報を提供する場合にも言えます。情報を認識させるには
「分かりやすい形(表現)」で「相手が知りたいと思ったタイミング」で
提供することが必要なのです。では、そのためにどうすればいいか?

・知ってて当たり前という感覚を捨てる。相手の目線に立つ

「我が常識は世間の非常識」。こんなことを昔の会社の大先輩から言われた
ことがあります。

「品質のレベルを上げるために、初物、中物、終物のチェック強化します
そのために…」

例えばこんなことを言ったとします。でも、これ「初物」「中物」「終物」が
何を指すのかが分かってなかったら、何を言っているのか分かりません。

製造業で品質に関わった方だったら何を指すのか分かる「当たり前」の
ことかもしれませんが、これを言われた従業員の方が全く製造業の経験が
無い方や新入社員にとっては当たり前のことではないかもしれないのです。
この状態で説明を続けたとしても、相手は何を言っているのか分からず、
情報の認識が出来ません。

よって、情報を伝えるときは相手の目線に立って(知識や経験のレベルを
確認して)相手が分かるレベルから話をスタートさせましょう。

・事例を入れる

何かを説明するときは、事例や例え話を入れましょう。話に具体性が出て
イメージがしやすくなり、分かりやすくなります。

(ただし、例え話を入れすぎると話が長くなります。私の話が長いのも
このためです。…スイマセン)

・絵や図、画像を使う

文字を読むことというのは、正直面倒です。人によっては文章に拒否反応が
置きます。また、忙しいときは読んでる暇がありません。
よって、何かを伝えるときは、文字よりも絵や図を使って説明をしましょう。
手順書などはなるべく写真や図を使って書くようにして下さい。

・紙に書いて張り出す(いつでも見えるようにする)

情報は知りたいと思ったタイミングで伝えるのが一番です。
でも、情報を口頭で伝えたり、書類を書いても事務所の棚にしまって
いたら、知りたいときにいちいち聞きに行ったり、見に行ったりしないと
いけないです。これでは、情報を伝えるタイミングを逃してしまいます。
伝えたい情報は、紙に書いていつでも見れるようにしましょう。
今回はここまで、続きはまた次回です。

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